Zamisli
Dva vlasnika firme daju AI alatu isti zadatak: mejl kupcu koji kasni sa plaćanjem. Prvi napiše jednu rečenicu i dobije hladan, opšti tekst koji posle piše iznova. Drugi napiše pet rečenica i dobije mejl koji šalje posle jednog čitanja.
Koriste isti alat. Razlika je u opisu zadatka.
Ukratko
AI ne zna tvoju firmu, tvog kupca ni šta ti smatraš dobrim rezultatom. Dobar opis zadatka ima pet delova: cilj, kome je namenjeno, materijal, oblik rezultata i granice. Opis od pet rečenica uštedi nekoliko krugova ispravki.
Zašto prvi odgovor često ne valja
Kad AI alatu napišeš „napiši mejl klijentu“, dobiješ uredan mejl koji može da pošalje bilo koja firma bilo kom klijentu. Alat nije pogrešio. Dobio je premalo podataka, pa je praznine popunio prosečnim tekstom.
Zamisli da isti zadatak daš novom kolegi prvog radnog dana. Rekao bi mu ko je klijent, šta se desilo, šta želiš da postigneš i koliko dugačak mejl treba da bude. AI alatu treba isto to.
Pet delova dobrog opisa
Cilj
Šta treba da se desi kad posao bude gotov. Ne „napiši mejl“, nego „mejl posle kog klijent potvrdi termin“.
Kome je namenjeno
Ko čita rezultat i šta već zna. Tekst za dugogodišnjeg kupca i tekst za nekoga ko te prvi put vidi nisu isti.
Materijal
Podaci od kojih AI polazi: tvoje beleške, prethodna prepiska, cenovnik, primer teksta koji ti se dopada.
Oblik rezultata
Dužina, ton i raspored: „najviše šest rečenica“, „na ti“, „tabela sa tri kolone“, „prvo zaključak, pa objašnjenje“.
Granice
Šta AI ne sme: da dodaje cene i rokove, da obećava u tvoje ime, da izmišlja podatak koji fali.
Primer: mejl kupcu koji kasni sa plaćanjem
Slab opis zadatka izgleda ovako:
Napiši mejl kupcu koji nije platio račun.
Primer odgovora AI alata
Poštovani,
obraćamo Vam se povodom neizmirene obaveze po računu broj [broj računa] od [datum], u iznosu od [iznos]. Uvidom u našu evidenciju utvrdili smo da uplata nije evidentirana do predviđenog roka.
Molimo Vas da dugovanje izmirite u roku od tri dana od prijema ove poruke. U suprotnom ćemo biti prinuđeni da obračunamo zakonsku zateznu kamatu i pokrenemo postupak naplate.
S poštovanjem,
[Ime i prezime]
Odgovor je hladan i opšti: persira stalnom kupcu, ne zna ništa o vašem razgovoru i preti kamatom i naplatom koje nisi tražio. Isti zadatak, opisan u pet delova:
Cilj: kupac treba da plati račun ili da javi kada će platiti. Kome pišem: stalni kupac, sarađujemo tri godine, do sada je plaćao na vreme. Podaci: - račun broj ..., iznos ..., rok plaćanja je istekao pre 12 dana - prošle nedelje sam ga podsetio telefonom, rekao je da će platiti Oblik: mejl na ti, najviše šest rečenica, ljubazan i jasan ton. Granice: ne pominji kamatu, opomenu ni prekid saradnje. Ne dodaj nijedan podatak koji ne piše iznad. Ako neki podatak fali, ostavi oznaku [FALI].
Primer odgovora AI alata
Zdravo [FALI: ime kupca],
javljam se zbog računa broj [FALI] na iznos [FALI], kom je rok plaćanja istekao pre 12 dana. Prošle nedelje smo se čuli i rekao si da ćeš ga platiti, pa samo proveravam da li je uplata krenula.
Ako jeste, javi mi datum da je povežem na našoj strani. Ako nije, napiši mi kada mogu da je očekujem.
Hvala ti i pozdrav,
[FALI: potpis]
Fali: ime kupca, broj računa, iznos i tvoj potpis.
Drugi opis traje dva minuta duže. Odgovor posle njega možeš da pošalješ uz jedno čitanje, umesto da ga pišeš iznova.
Šta svaki deo menja u odgovoru
| Ako izostaviš | AI uradi |
|---|---|
| Cilj | Napiše tekst bez jasnog poziva: kupac ne zna šta se od njega očekuje |
| Kome je namenjeno | Izabere zvaničan, hladan ton koji važi za svakoga |
| Materijal | Izmisli podatke ili ostavi opšte rečenice |
| Oblik rezultata | Napiše mnogo duži tekst nego što ti treba |
| Granice | Doda obećanja i upozorenja koja nisi tražio |
Obrazac: opis zadatka u pet delova
Kopiraj obrazac, popuni ga svojim podacima i sačuvaj tamo gde čuvaš beleške. Sledeći put menjaš samo podatke.
Cilj: [šta treba da se desi kad posao bude gotov] Kome je namenjeno: [ko čita i šta već zna] Podaci: - [podatak 1] - [podatak 2] Oblik: [dužina, ton, ti ili Vi, raspored] Granice: Ne dodaj nijedan podatak koji ne piše iznad. Ne obećavaj ništa u moje ime. Ako neki podatak fali, ostavi oznaku [FALI] i napiši šta fali.
Kad prvi odgovor nije dobar
Ne počinji iz početka. Reci tačno šta menjaš, isto kao kolegi: „skrati na četiri rečenice“, „izbaci drugu rečenicu“, „ton je previše zvaničan, piši kao da se znamo“. Ako ispravljaš isti propust svaki put, dodaj ga u opis zadatka i sačuvaj taj opis za sledeći put.
Najčešće greške
- Opis od jedne rečenice. Što manje podataka daš, to je odgovor opštiji.
- Podaci ostanu u tvojoj glavi. AI ne zna ko je kupac ni šta ste već dogovorili ako to ne napišeš.
- Bez granica. Rečenica „ne dodaj ništa što ne piše iznad“ sprečava najskuplju grešku: obećanje koje nisi dao.
- Novi razgovor za svaku ispravku. Ispravka u istom razgovoru je brža, jer AI već ima sve podatke.
Zadatak · 15 minuta
Probaj danas
Izaberi jedan mejl ili tekst koji ove nedelje treba da napišeš. Opiši zadatak u pet delova: cilj, kome je namenjeno, materijal, oblik, granice. Daj ga AI alatu i izbroj koliko si ispravki tražio dok tekst nije bio spreman za slanje. Sačuvaj opis: sledeći put menjaš samo podatke.