Zamisli
Svakog jutra ista priprema: u nov razgovor se nalepi opis firme, cenovnik i napomena „piši na Vi, kratko“. Jednog dana napomena se zaboravi, pa odgovor kupcu ode u pogrešnom tonu i sa starom cenom iz prošlogodišnjeg dokumenta.
Ono što ponavljaš u svakom razgovoru treba da stoji na jednom mestu, zapisano jednom.
Ukratko
Projekat je radni prostor u Claude-u sa dva dela: dokumentima koje si dodao i stalnim uputstvom. Svaki razgovor koji otvoriš u projektu polazi od ta dva dela. Podatke o firmi daješ jednom, menjaš ih na jednom mestu i više ih ne lepiš u svaku poruku.
Šta je projekat
Običan razgovor počinje od nule. Claude u njemu ne zna ko si, šta prodaješ ni kako pišeš kupcima. Projekat to menja: u njega dodaš dokumente i napišeš uputstvo koje važi za sve razgovore unutar projekta.
Projekat možeš da zamisliš kao fasciklu koju daš novom kolegi prvog dana: opis firme, cenovnik, primeri dobrih mejlova i jedna strana pravila. Kolega je pročita jednom i posle radi po njoj.
Koliko dokumenata staje u projekat i da li ga možeš deliti sa timom, zavisi od paketa koji koristiš. Proveri to u podešavanjima svog naloga.
Kako se pravi projekat
Napravi projekat
Daj mu ime po poslu, a ne po alatu: „Ponude i mejlovi kupcima“, „Izveštaji za upravu“.
Dodaj dokumente
Samo ono što se stvarno koristi u tom poslu: opis firme, važeći cenovnik, dva ili tri primera dobrog teksta.
Napiši stalno uputstvo
Ko si, kome pišeš, kojim tonom i šta Claude ne sme da doda bez tebe.
Probaj i dopuni
Postavi tri pitanja iz svakodnevnog posla. Gde odgovor promaši, dopuni uputstvo ili dokument.
Koje dokumente dodaješ
Više dokumenata ne znači bolji odgovor. Stari cenovnik pored novog daje pogrešnu cenu. Dodaj malo, ali tačno i važeće.
| Dokument | Čemu služi u odgovoru |
|---|---|
| Opis firme na jednoj strani | Claude zna šta prodaješ, kome i po čemu se razlikuješ |
| Važeći cenovnik sa datumom | Cene u nacrtu dolaze iz dokumenta, a ne iz pretpostavke |
| Uslovi prodaje i isporuke | Rokovi, garancija i način plaćanja pišu se onako kako stvarno važe |
| Dva ili tri primera dobrog mejla ili ponude | Ton, dužina i raspored liče na tvoje tekstove |
| Najčešća pitanja kupaca sa odgovorima | Odgovori na upite su ujednačeni, ko god da ih priprema |
U projekat ne dodaješ spisak kupaca sa ličnim podacima, lozinke, pristupe ni ugovore za koje važi poverljivost. Projekat je mesto za znanje o firmi, a ne arhiva svega što imaš.
Stalno uputstvo
Stalno uputstvo je tekst koji Claude dobija pre svake tvoje poruke u projektu. Piše se jednom, običnim rečenicama. Ovaj obrazac možeš da prepišeš i popuniš:
Radiš kao pomoćnik u firmi [NAZIV FIRME]. Bavimo se: ... Naši kupci su: ... Kako pišeš: - kupcima na Vi, kratko i jasno, bez uzvičnika - mejl ima najviše osam rečenica, ponuda ima cenu po stavkama Odakle uzimaš podatke: - cene, rokove i uslove samo iz dokumenata projekta - ako podatka nema u dokumentima, napiši [FALI] i pitaj me Šta ne radiš: - ne dodaješ popust, rok ni garanciju koji ne pišu u dokumentima - ne obećavaš ništa u ime firme - na kraju svakog nacrta navedi šta treba da proverim pre slanja
Kad isti propust ispravljaš treći put, ne ispravljaj ga u razgovoru. Upiši ga u stalno uputstvo, pa će važiti i sutra.
Kako izgleda rad u projektu
Kad projekat postoji, poruka može da bude kratka, jer Claude ostalo već ima. Upit kupca nalepiš i napišeš:
Stigao je upit ispod. Napiši odgovor prema cenovniku i uslovima iz projekta. Upit: ...
Primer odgovora AI alata
Poštovani, hvala na upitu. Za traženu količinu od 20 komada cena je ... po komadu, prema važećem cenovniku. Rok isporuke je do 7 radnih dana od potvrde porudžbine. Plaćanje je po predračunu. Ako Vam odgovara, pošaljite nam podatke firme i pripremićemo predračun.
Proveri pre slanja:
- cena je iz cenovnika od [DATUM]; potvrdi da je to važeći dokument
- kupac pita i za montažu; u dokumentima projekta nema podataka o montaži [FALI]
Odgovor je u tvom tonu i sa tvojim uslovima, a ono što u dokumentima ne postoji označeno je, a ne izmišljeno. Proveru i dalje radiš ti: cenu uporedi sa cenovnikom pre nego što mejl ode.
Posle pravljenja projekta proveri šta je Claude razumeo iz dokumenata:
Na osnovu dokumenata projekta napiši u deset tačaka šta znaš o firmi: šta prodajemo, kome, po kojim cenama i uslovima. Pored svake tačke napiši iz kog dokumenta je podatak. Navedi i šta ti fali da bi mogao da odgovaraš na upite kupaca.
Spisak onoga što fali pokazuje koji dokument još treba da dodaš.
Održavanje projekta
- Jedan projekat po vrsti posla. Prodaja, zapošljavanje i izveštaji imaju različita pravila i različite dokumente.
- Datum u nazivu dokumenta. „Cenovnik [DATUM]“ odmah pokazuje koja verzija je u projektu.
- Stari dokument se briše. Kad cenovnik promeniš, stari ukloni iz projekta istog dana.
- Jedna osoba odgovara. Ako projekat koristi tim, zna se ko menja uputstvo i dokumente.
Najčešće greške
- Sve u jedan projekat. Pedeset dokumenata iz svih oblasti daje odgovore u kojima se podaci mešaju.
- Zastareli dokumenti. Claude ne zna da je cenovnik star. Koristi ono što je u projektu.
- Uputstvo bez granica. Bez rečenice „ne dodaj ništa što ne piše u dokumentima“ nacrti dobijaju popuste i rokove koje nisi dao.
- Poverenje bez provere. Projekat smanjuje broj grešaka, ali ih ne uklanja. Cenu, rok i ime kupca proveravaš pre svakog slanja.
Zadatak · 15 minuta
Probaj danas
Napravi jedan projekat za posao koji najčešće ponavljaš. Dodaj opis firme na jednoj strani i važeći cenovnik. Prepiši obrazac stalnog uputstva i popuni ga svojim podacima. Zatim nalepi jedan stvaran upit kupca, bez ličnih podataka, i uporedi odgovor sa onim koji bi napisao sam.